Hoje, a maioria dos documentos é processada no computador, é comum que os documentos estejam misturados ou em localização incerta. Veja a seguir como os “5S” podem ser aplicados na organização de seus arquivos eletrônicos.
O objetivo é tentar dar para esses arquivos o mesmo tratamento que damos aos arquivos físicos, bem arquivados em pastas por datas, por assunto, etc.
1. Senso de Utilização: devemos descartar (deletar) periodicamente os arquivos que já não nos servem mais. Teremos de ter critérios para fazer essa eliminação. Computador muito carregado é sinônimo de computador lento.
2. Senso de Ordenação: o acesso conhecido e rápido é o grande desafio desse senso. Se o sistema de controle de arquivos tiver um roteiro bem planejado e definido (escrito ainda melhor), com apenas alguns minutos e muita segurança, qualquer pessoa poderá obter a informação.
3. Senso de Limpeza: normalmente a pasta “Meus documentos” acaba sendo a grande lixeira do nosso computador. Tudo que não sabemos onde colocar vai parar nela, deixando-a sem nenhuma organização, como um verdadeiro labirinto. É importante aprendermos a “não sujar” para não ter que sair deletando tudo, desesperadamente, quando a máquina estiver lenta.
4. Senso de Saúde: a conseqüência mais comum da não aplicação dos sensos anteriores é a lentidão do processamento das informações no computador. Quando os gigabytes são consumidos com arquivos desnecessários, a “doença” é inevitável.
5. Senso de Autodisciplina: é tornar sistemática esta prática e divulgar a informação.
